En bref :
La solution My People Doc est un coffre-fort numérique dédié à la gestion documentaire RH, offrant jusqu’à 10 Go de stockage sécurisé par utilisateur. Cette plateforme en ligne facilite la dématérialisation des documents comme les bulletins de paie, garantissant un archivage sécurisé pendant 50 ans. Grâce à un chiffrement AES-256, la confidentialité et l’intégrité des documents sont assurées tout au long de leur conservation.
Quelle place occupe l’archivage électronique dans la protection des données professionnelles ? La dématérialisation engage les entreprises à garantir un espace collaborateur fiable et conforme au RGPD. La montée en charge des documents RH exige une solution rapide d’authentification et de sécurisation électronique, parfaitement adaptée aux exigences légales et aux besoins des utilisateurs. En adoptant une gestion administrative optimisée avec authentification multifactorielle, les salariés bénéficient d’un accès facile et pérenne à leurs dossiers confidentiels, partout et à tout moment.
Définition et rôle du coffre-fort RH My People Doc
La solution appelée My People Doc est une plateforme en ligne spécialisée dans la gestion documentaire des ressources humaines. Elle joue le rôle d’un coffre-fort numérique permettant aux salariés de recevoir, stocker et consulter leurs documents RH comme les bulletins de paie, contrats de travail ou attestations employeur.
Cette digitalisation RH facilite la dématérialisation des documents administratifs en garantissant leur archivage sécurisé et leur accessibilité à vie, même après un changement d’emploi. La plateforme assure ainsi un espace collaborateur personnel sécurisé qui simplifie la conservation et la gestion documentaire RH.
My People Doc propose un espace de stockage avec une capacité de 10 Go par utilisateur, conforme aux normes RGPD et avec un chiffrement AES-256 avancé. Ce coffre-fort sécurise la confidentialité totale des données et leur intégrité pendant au moins 50 ans, durée légale de conservation des bulletins de paie en France.
Réception, stockage et archivage : fonctionnalités clés
Coffre-fort numérique RH pour bulletins et contrats
Le coffre-fort numérique offert par My People Doc permet de centraliser tous les documents administratifs liés à la vie professionnelle. Les bulletins de paie, contrats de travail, avenants et attestations employeur sont déposés automatiquement ou manuellement dans l’espace de chaque salarié.
Ce stockage cloud sécurisé garantit une archivage sécurisé et une traçabilité complète grâce à un horodatage précis et des journaux d’audit détaillés. Ainsi, chaque fichier conservera sa valeur juridique équivalente à la version papier.
Réception et diffusion automatique des bulletins
My People Doc automatise la distribution documentaire avec des workflows paramétrables qui envoient instantanément les bulletins de paie et autres documents RH à tous les collaborateurs. Cette automatisation réduit considérablement les tâches répétitives du service RH et accélère la gestion administrative.
Le salarié est alerté dès la réception d’un nouveau document grâce à des notifications push, par email ou via l’application mobile MyPeopleDoc. La plateforme limite également la taille des fichiers importés à 250 Mo, ce qui peut être un paramètre à prendre en compte pour gérer certains documents volumineux.
Stockage, étiquetage et recherche des documents
Chaque document déposé est classé automatiquement grâce à un système de tags personnalisables. Cette gestion documentaire RH facilite des recherches rapides via un moteur interne par mots-clés ou dates, évitant les longues recherches manuelles.
Les utilisateurs ont la possibilité d’importer eux-mêmes des documents personnels dans leur espace, sous réserve de ne pas dépasser la limite globale de 10 Go et la taille maximale par fichier. Cette séparation de l’espace personnel avec l’espace employeur garantit la confidentialité vis-à-vis du service RH.
Sécurité et confidentialité des données
La sécurité est un point fondamental de cette plateforme destinée aux documents RH sensibles. Tous les fichiers sont protégés avec un chiffrement symétrique AES-256 considéré comme militaire, et l’hébergement s’effectue sur des serveurs certifiés ISO 27001, garantissant la protection physique et logicielle des données.
L’authentification à deux facteurs est activée par défaut pour renforcer la sécurité des accès. Un journal d’audit trace toutes les actions, offrant un contrôle total et une transparence sur les consultations et modifications des documents.
Enfin, la conformité au RGPD est assurée, protégeant les données personnelles des salariés et respectant les exigences européennes de confidentialité. La procédure de récupération des accès via l’email personnel de secours est automatisée, limitant les blocages d’utilisation et permettant une gestion fluide en cas d’oubli de mot de passe ou d’expiration de lien.
Notre point de vue. “La double authentification et le chiffrement AES-256 sont essentiels pour sécuriser efficacement les documents RH sensibles dans un coffre-fort numérique.”
Salariés et entreprises : modalités d’accès et d’utilisation
Accès invité et authentification MFA
L’accès au coffre-fort se fait via une invitation envoyée par l’entreprise, avec réception d’un code d’activation strictement personnel et limité dans le temps. Le salarié doit configurer un mot de passe robuste et activer l’authentification multifactorielle (MFA).
Cette méthode empêche l’accès non autorisé et renforce la protection des données stockées. L’adresse email personnelle renseignée à l’activation permet de conserver l’accès permanent au coffre-fort, même en cas de départ ou changement d’entreprise, assurant une vraie portabilité des données et une continuité d’accès sécurisée.
Usage multi-app et mobilité web et mobile
La solution est accessible via un navigateur web sur ordinateur, mais propose aussi une application mobile disponible sur iOS et Android. Cela facilite la consultation, le téléchargement et le partage de documents à tout moment, depuis n’importe quel lieu.
La synchronisation avec les principaux SIRH du marché permet également une automatisation complète entre la plateforme et les outils RH existants de l’entreprise.
Partage et permissions entre RH et salariés
Grâce à des liens sécurisés temporaires, les salariés peuvent partager certains documents avec des tiers comme des banques ou propriétaires. Ces liens expirent automatiquement pour garantir la confidentialité. La gestion des permissions limite aussi la visibilité entre documents personnels et RH, assurant un cloisonnement total et un contrôle exclusif de l’espace personnel par le salarié.
Avantages pour les employeurs et collaborateurs
My People Doc simplifie et optimise la gestion administrative RH, avec une diminution notable des coûts liés à l’impression et à l’envoi postal des documents. Les équipes RH gagnent du temps en réduisant les demandes répétitives et les risques d’erreurs humaines.
Pour les salariés, l’accès à un espace personnel sécurisé et accessible à vie offre une grande flexibilité, notamment pour le télétravail ou les démarches administratives variées. La conservation garantie pendant 50 ans assure une sécurité et une lourde valeur juridique aux documents archivés.
La plateforme, financée par l’employeur, est gratuite pour les utilisateurs et participe à la digitalisation RH, un véritable levier de conformité légale et de modernisation des processus internes chez les entreprises.
- Gestion automatisée et sécurisée des documents RH
- Conservation légale des bulletins de paie pendant 50 ans
- Accès simplifié et partage sécurisé avec authentification renforcée
- Réduction des coûts et gain de temps pour le service RH
- Mobilité grâce à l’application mobile et l’accès web
FAQ — Gestion documentaire et coffre-fort RH My People Doc
Comment télécharger l’application My People Doc ?
Télécharger l’application My People Doc est possible sur les plateformes iOS et Android. Elle permet aux salariés d’accéder facilement à leur coffre-fort RH sécurisé pour consulter et gérer leurs documents professionnels depuis un smartphone ou une tablette.
Comment se connecter à mon compte My People Doc ?
Se connecter à un compte My People Doc s’effectue via une invitation de l’entreprise. Le salarié crée un mot de passe sécurisé et active l’authentification multifactorielle, garantissant l’accès privé à son espace personnel.
Comment activer mon compte My People Doc ?
Activer un compte My People Doc nécessite de recevoir une invitation avec un code d’activation personnel et limité dans le temps. La configuration inclut la création d’un mot de passe robuste et la mise en place de la double authentification.
Qu’est-ce que le coffre-fort numérique My People Doc ?
Le coffre-fort numérique My People Doc est une plateforme sécurisée qui stocke, archive et protège les documents RH des salariés, comme bulletins de paie et contrats, avec un chiffrement avancé et une conservation juridique de 50 ans.
Comment fonctionne l’application Android My People Doc ?
L’application Android My People Doc offre une consultation mobile sécurisée des documents RH. Elle synchronise les données du coffre-fort avec les serveurs certifiés et notifie les salariés à chaque nouveau document disponible.
Comment s’inscrire sur My People Doc ?
L’inscription à My People Doc se fait par invitation d’un employeur. Le salarié reçoit un code personnel, crée un compte sécurisé avec double authentification, et accède ainsi à son espace documentaire RH sécurisé à vie.
Je suis Alexandre, passionné d’informatique depuis mon adolescence où j’ai découvert les premiers ordinateurs et le monde du code. Depuis plusieurs années, je partage mes connaissances et mes tests à travers des articles de blog sur le site Seeyar, où j’explore les dernières tendances du numérique.
